Digitalisierungsprojekt wird geplant
Die Abhängikgeiten sind komplex, viele wollen mitreden und das alles während die Prozesse laufen.
Gutachten
Wenn Sie einen qualifizierten Blick von Außen brauchen
Die Digitalisierung der adminstrativen Prozesse erfolgt schrittweise in der Regel in Projekten mit klaren Zielen. Der Erfolg hängt vom Vorgehen Einbindung von Stakeholdern, Kommunikation und Ermöglichung der Veränderung ab. Die Zusammenarbeit ist dabei immer von den lokalen Gegebenheiten abhängig und muss abhängig von Organisgrammen, Zuständigkeite und nicht zuletzt handelnden Personen justiert werden. Das gilt sowohl für die Zusammenarbeit innerhalb einer Hochschule, als auch über mehrere Hochschulen hinweg. Die Digitalisierung hält sich nicht an die bestehenden Strukturen. Das ist eine Herausforderung und eine Chance.
Ich unterstütze Verantwortliche und Geldgeber dabei, Tragfähigkeit der Projektvorhaben und Formen der Zusammenarbeit zu prüfen und anzupassen. In meinem beruflichen Leben habe ich bereits viele Projekte und Zusammenarbeitsformen aus nächster Nähe erlebt und begleitet.
Passt das zu Ihrer Situation?
- Ein großes Projekt steht an, der Geldgeber möchte eine unabhängig Meinung zur Idee.
- Eine neue Zusammenarbeit soll etabliert werden.
- Es wird bereits über Organisationsgrenzen hinweg zusammengearbeitet, aber das müsste doch mehr bringen.
- Sie wünschen sich einen Sparring-Partner, um über die Idee zur Form der Zusammenarbeit zu sprechen.
Typische Situationen
Jede Herausforderung birgt eine Chance. Objektive Bewertung schafft Basis für Dialog und Konsens.
Ein Projekt kommt nicht voran
Abstimmungen ziehen sich, Entscheidungen werden vertagt, die Verantwortung liegt „irgendwo zwischen den Bereichen".
Mehrere Dezernate oder Hochschulen arbeiten an gleichen digitalen Lösungen
"Wir machen das auch gerade", an mehreren Stellen wird an demselben Problem gearbeitet. Kann das nicht zusammen schneller klappen?
Das Ministerium hat eine Finanzierung in Aussicht gestellt
Der Geldgeber möchte zweifelt an der Ausgestaltung des Projekts oder der Zusammenarbeit. Geht das wirklich nicht schneller / günstiger / zentralisierter?
Projekt- und Linienorganisation kollidieren
Das Projekt braucht Entscheidungen und Kapazitäten. Die täglichen Aufgaben haben eigene Prioritäten. Beide Logiken sind berechtigt und geraten deswegen in Konflikt.
Neue Anforderungen erfordern neue Strukturen
Vor allem Fachkräftemangel und sinkende Budgets erfordern legen eine Zusammenarbeit nahe. Jede Zusammenarbeit bringt Abstimmungsaufwand mit sich. Lohnt sich die Zusammenarbeit in unserem Fall?
Balance ist entscheidend
Nicht alles was mit einer Tabelle funktioniert braucht eine Anwendung mit durchgehend digitalen Prozessen. Nicht jede Zusammenarbeit spart Arbeit.
Das Optimum liegt zwischen den beiden Polen der totalen Verweigerung der Digitalisierung oder der Zusammenarbeit und der totalen Hingabe - alles nur noch in digitalen Prozessen oder zentral für ein Bundesland umgesetzt. Das richtige Maß ist entscheidend und lässt sich nicht ohne genauen Blick auf die Prozess, Strukturen und Stakeholder bestimmen.
Mögliche Unterstützung
Je nach Situation, einzeln oder kombiniert.
Analyse des verschriftlichten Konzepts mit qualifizierter Rückmeldung und ggf. Ideen für mögliche alternative Lösungswege.
So beginnt die Zusammenarbeit
Erst verstehen, dann gestalten.
Erstgespräch
Kurzes Kennenlernen: Wir klären, worum es geht und ob eine Zusammenarbeit passt. Kostenlos, etwa 20 Minuten.
Perspektiven verstehen
Bei Bedarf kurze Vorgespräche mit Beteiligten, damit alle Perspektiven sichtbar werden.
Passendes Format
Wir wählen was benötigt wird: Durchsicht der Dokumente mit einer schriftlichen Rückmeldung oder Klärung in einem Workshop.
Mögliche Ergebnisse
- Schriftliches Gutachten
- Geklärtes Zielbild
- Definierte Entscheidungswege
- Vereinbarte nächste Schritte
Erfahrung
Warum ich dieses Umfeld kenne
In fast 10 Jahren der Arbeit als Koordinatorin der Zusammenarbeit der Universitäten in Baden-Württemberg in Themen der Digitalisierung der administrativen Prozesse habe ich viele insbesondere hochschulübergreifende Projekte aus nächster Nähe erlebt und kenne die Chancen der Zusammenarbeit, genauso wie ihre Kosten.
Häufige Fragen
Brauchen Sie technische Detailkenntnisse unserer Systeme?
Nein. Es geht um Entwicklungsmöglichkeiten der Prozesse und der Formen der Zusammenarbeit, also um Erwartungen, Rollen und Kommunikation, nicht um Systemdetails. Mein Hintergrund als Wirtschaftsinformatikerin reicht, um technischen Argumenten folgen zu können.
Kann ein bereits laufendes Projekt begleitet werden?
Ja, gerade laufende Projekte, bei denen der "Wind in den Segeln" fehlt, profitieren von einer strukturierten Retrospektive und neu vereinbarten Erwartungen und Entscheidungswegen.
Ist ein einzelner Klärungsworkshop möglich?
Ja. Oft ist ein moderierter Klärungsworkshop ein guter Start. Ob weitere Schritte sinnvoll sind, zeigt sich danach.
Können Führungskräfte parallel gecoacht werden?
Ja, das ist oft eine wirksame Kombination: Workshop für das gemeinsame Vorhaben, vertrauliches Coaching für die Personen mit zentralen Rollen für das Vorhaben.
Für welche Organisationen ist das Angebot geeignet?
Für Hochschulen und Universitäten, Hochschulrechenzentren und Hochschulverwaltungen.
Stimme einer Klientin
„Liebe Frau Bohr, ganz herzlichen Dank für den Entwurf Ihrer Stellungnahme und den damit verknüpften Fragen und Anregungen! [...] Ich bin übrigens immer wieder erstaunt, wie es Ihnen gelingt, ohne vertieften Einblick in unsere Strukturen die Sachlage so exakt zu erfassen, ich bin wirklich beeindruckt.[...]“
Wie können wir das besser machen?
Lassen Sie uns betrachten, was Ihr Ziel ist und wie der Weg dahin optimal gestaltet werden kann.